Talousohje 

SUOMI-ROMANIA-SEURA RY:N TALOUSOHJE

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 25.3.2017

1. TOIMINTAOHJE ( = SRS:n Talousohje)

Tähän ohjeeeseen on kirjattu Suomi-Romania-Seura ry:n toiminnan ja taloudenhoidon keskeiset periaatteet. Toimintaohje tarkistetaan yhdistyksen hallituksessa tarvittaessa. Yhdistyksen taloudenhoidossa noudatetaan yhdistyslakia, kirjanpitolakia, verohallinnon määräyksiä sekä yhdistyksen omia sääntöjä sekä hallituksen päätöksiä.

2. VASTUUNJAKO TALOUSASIOISSA

2.1. Yhdistyksen yleinen kokous

Yhdistyksen kokous on yhdistyksen korkein päättävä elin. Suomi-Romania-Seuralla on voimassaolevien sääntöjensä mukaan kaksi vuotuista sääntömääräistä kokousta;

kevätkokous ja syyskokous. Lisäksi tarvittaessa voidaan järjestää ylimääräisiä kokouksia.

Syyskokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista:

  • vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio,
  • määrätään jäsenmaksut,
  • valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet
  • valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö seuraavan vuoden toimintaa ja tilejä tarkastamaan.

Kevätkokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista: 

  • vahvistetaan edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

2.2 Yhdistyksen hallitus 

  • valmistelee ja panee toimeen yhdistyksen kokousten päätökset,
  • huolehtii ja vastaa yhdistyksen taloudesta ja omaisuudesta,
  • päättää yhdistyksen pankkitilin käyttäjistä,
  • päättää suurista taloudellisista sopimuksista ja hankinnoista (yli 500 euroa) sekä talousarviopoikkeamista,
  • päättää yhdistyksessä käytettävistä matkakustannusten korvauksista
  • tarkistaa ja hyväksyy toimintaohjeen (= talousohjeen) tarvittaessa.

2.3 Työvaliokunta ja toimikunnat

Hallitus voi halutessaan perustaa työvaliokunnan tai muita toimikuntia valmistelemaan hallituksen päätettäviä asioita tai jotain määrättyä hanketta.

2.4 Puheenjohtaja

Puheenjohtajan tai tämän valtuuttaman henkilön on hyväksyttävä kaikki yhdistyksen laskut ja maksut allekirjoituksellaan. Puheenjohtaja voi päättää itsenäisesti alle 500 euron arvoisista sopimuksista ja hankinnoista.

2.5 Yhdistyksen virallisten retkien, ja muiden tapahtumien järjestäjät

Tapahtumien vastuulliset järjestäjät noudattavat hallituksen ohjeita yksittäisten tapahtumien talousasioiden hoidossa.

2.6 Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja numeroi ja tiliöi yhdistyksen laskut, seuraa taloutta ja valmistelee seuraavan vuoden talousarvion yhdessä hallituksen kanssa. Rahastonhoitajalla on yhdistyksen tili(e)n käyttöoikeus, ja hän huolehtii sen maksuliikenteestä. Rahastonhoitajan lisäksi tili(e)n käyttöoikeus voidaan hallituksen päätöksellä myöntää tarvittaessa myös muille hallituksen jäsenille tai toimihenkilöille.

2.7 Kirjanpitäjä

Kirjanpitäjä voi olla joko rahastonhoitaja tai hallituksen erikseen tehtävään valitsema henkilö. Hänen tehtäviensä toimeksiannosta päättää hallitus.

2.8 Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastajaksi valitaan esteetön ja pätevä henkilö sääntöjen määräämällä tavalla yhdistyksen syyskokouksessa. Yhdistyksellä on yksi toiminnantarkastaja ja hänellä yksi varahenkilö. Toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen kirjanpidon oikeellisuuden ja hyväksyttävyyden. Toiminnantarkastajalla on oikeus saada nähtäväkseen yhdistyksen kirjanpito ja muu tarkastuksessa tarvittava aineisto.

3. TALOUSARVIO

Rahastonhoitaja laatii yhdistyksen talousarvion, jonka hallitus esittää syyskokoukselle hyväksyttäväksi. Vastuu talousarvion seurannasta on yhdistyksen hallituksella. Yhdistyksen merkittävämpiä yksittäisiä tapahtumia varten voidaan laatia tarvittaessa erilliset talousarviot, jotka laatii tapahtuman vastuullinen järjestäjä yhdessä yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa.

4. TILIT

Yhdistyksellä on vähintään yksi käyttötili, minkä lisäksi erityisistä syistä voidaan perustaa myös muita tilejä. Tilien käyttöoikeuden haltijoille voidaan hallituksen päätöksellä hankkia myös maksukortti tai muita maksuvälineitä.

5. OMAISUUS

Kaikkien yhdistyksen jäsenten on huolehdittava yhdistyksen omaisuudesta. Jokainen jäsen vastaa käyttämästään yhdistyksen omaisuudesta sekä seuran omaisuudelle mahdollisesti tuottamistaan vahingoista. Irtaimesta omaisuudesta pidetään luetteloa, jota ylläpitää hallituksen valitsema henkilö. Pienistä hankinnoista ja muista omaisuuden muutoksista päättää yhdistyksen puheenjohtaja. Arvoltaan yli 500 euron omaisuuden muutoksista päättää seuran hallitus.

6. LASKUT JA TOSITTEET

Laskut ja maksut hoidetaan yleisesti hyväksyttyjä tositteita käyttäen. Laskutositteiden oheen on liitettävä kuitit aina, kun se on mahdollista. Laskut toimitetaan yleensä hyväksyttäviksi puheenjohtajalle tai tämän valtuuttamalle henkilölle, joka toimittaa laskut rahastohoitajalle / kirjanpitäjälle tiliöintiä ja maksua varten. Laskut ja tositteet on säilytettävä kuuden vuoden ajan.

8. KULUKORVAUKSET JA PALKKIOT

Yhdistyksen omien tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta yhdistystä kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat yhdistyksen jäsenten matkakustannukset voidaan korvata hallituksen päätöksellä noudattaen vuosikokouksen asettamia rajoja. Myös ulkopuolisille esiintyjille voidaan tarvittaessa maksaa palkkioita ja/tai matkakulukorvauksia. Yhdistyksen tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta yhdistystä kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat kustannukset voidaan korvata hallituksen päätöksellä. Kustannuksia voivat olla esimerkiksi toimistotarvike-, puhelin-, netti- ja kopiointikulut. Korvaushakemukset on aina tehtävä kirjallisina ja riittävästi eriteltyinä.

Lisäys SRS hallituksen pöytäkirjasta 7 / 2018: Päätettiin, että kulukorvausta voidaan maksaa pitkämatkaisille hallituksen jäsenille ja varajäsenille matkalippukuittia vastaan (VR tai linja-auto) tai oman auton käytöstä kilometrikorvauksena laskun mukaan 0,20 € / km.

9. KIRJANPITO

Yhdistyksen kaikki rahaliikenne on kirjanpitolain mukaan kirjattava. Yhdistyksen kirjanpito hoidetaan kirjanpitolain ja yhdistyslain mukaisesti. Kirjanpidosta vastaa joko rahastonhoitaja tai erillinen kirjanpitäjä. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kymmenen vuoden ajan, pois lukien laskut ja tositteet, jotka on säilytettävä 6 vuotta.

10. TILINPÄÄTÖS, TOIMINTAKERTOMUS JA TOIMINNANTARKASTUS

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Toimintakertomus ja tilinpäätös hyväksytään yhdistyksen kevätkokouksessa hallituksen esityksestä. Hallitus käsittelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen viimeistään kevätkokousta edeltävässä kokouksessaan. Yhdistyksen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen asiakirjojen toimittamista toiminnantarkastajalle. Tilinpäätös, tilit ja muut tarpeelliset asiakirjat on jätettävä toiminnantarkastajalle viimeistään kuukausi ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan on annettava kirjallinen lausunto tarkastuksestaan yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta. 

Helsingissä, 25.3.2017

Suomi-Romania-Seura ry:n hallitus

Palkitsemisohje

Suomi-Romania-Seuran palkitsemisohje

Tämä ohje on hyväksytty käyttöön yhdistyksen syyskokouksessa Salossa 8.11.2014

1. OHJEEN TARKOITUS

Tässä ohjeessa kuvataan Suomi-Romania-Seura r.y:n (edempänä yhdistys) palkitsemisen eri muodot sekä palkitsemisten yleiset perusteet ja niistä päättävät yhdistyksen toimielimet. Tämän ohjeen muutoksista päättää yhdistyksen hallitus ja ohjeen hyväksyy käyttöön yhdistyksen yleinen kokous. 

2. KUNNIAPUHEENJOHTAJA

Yhdistyksen kokous voi yhdistyksen hallituksen esityksestä kutsua yhdistyksen kunniapuheenjohtajaksi henkilön, joka on ansiokkaasti sekä pitkään toiminut yhdistyksen, sen toiminnan ja tarkoitusperien hyväksi. Kunniapuheenjohtajuus edellyttää erityisen merkittävää toimintaa yhdistyksen toiminnan ja/tai tarkoitusperien edistämiseksi.Kunniapuheenjohtajalla on läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus yhdistyksen kokouksissa, kuten varsinaisella jäsenellä. Kunniapuheenjohtaja on jäsenmaksusta vapaa.Kunniapuheenjohtajana voi olla vain yksi henkilö kerrallaan.Kunniapuheenjohtaja voidaan erottaa hallituksen ehdotuksesta yhdistyksen kokouksen päätöksellä, mikäli kunniapuheenjohtajan katsotaan menetelleen yhdistyksen sääntöjen vastaisesti tai muutoin aiheuittaneen yhdistykselle tai sen toiminalle vakavaa haittaa.Kunniapuheenjohtajuudesta voi itse erota samoilla periaatteilla kun yhdistyksen varsinaisesta jäsenyydestä. 

3. KUNNIAJÄSEN

Yhdistyksen kokous voi yhdistyksen hallituksen esityksestä kutsua yhdistyksen kunniajäseneksi henkilöitä, jotka ovat ansiokkaasti sekä pitkään toimineet yhdistyksen, sen toiminnan ja tarkoitusperien hyväksi. Kunniajäsenyys edellyttää erityisen merkittävää toimintaa yhdistyksen toiminnan ja/tai tarkoitusperien edistämiseksi.Kunniajäsenellä on läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus yhdistyksen kokouksessa, kuten varsinaisella jäsenellä. Kunniajäsenet ovat jäsenmaksusta vapaat.Kunniajäsen voidaan erottaa hallituksen ehdotuksesta yhdistyksen kokouksen päätöksellä, mikäli hänen katsotaan menetelleen yhdistyksen sääntöjen vastaisesti tai muutoin aiheuittaneen yhdistykselle tai sen toiminalle vakavaa haittaa.Kunniajäsenyydestä voi itse erota samoilla periaatteilla kun yhdistyksen varsinaisesta jäsenyydestä. 

4. NUMEROITU STANDAARI

Yhdistyksen numeroitu standaari voidaan myöntää yhdistyksen jäsenelle, yksityishenkilölle, yritykselle, yhteisölle tai julkiselle yhteisölle yhdistyksen toiminnan ja tarkoituksen hyväksi tehdystä ansiokkaasta ja monivuotisesta toiminnasta. Numeroidun standaarin myöntämisestä päättää yhdistyksen hallitus harkintansa mukaan. 

5. LUOVUTTAMINEN

Kunniapuheenjohtajaksi ja kunniajäseneksi kutsutaan yhdistyksen kokouksessa.Numeroitu standaari julkistetaan ja luovutetaan saajille yhdistyksen kokouksessa tai vastaavassa, kuitenkin riittävän juhlallisessa, tilaisuudessa. 

6. TIETOJEN YLLÄPITO JA ARKISTOINTI

Yhdistyksen jäsenasioista vastaava henkilö ylläpitää ja arkistoi luettelon (matrikkeli) myönnetyistä palkitsemisista. Hallituksen palkitsemispäätökset merkitään hallituksen kokouspöytäkirjoihin, jotka arkistoidaan niitä koskevien ohjeiden mukaisesti. Tämä ohje on hyväksytty käyttöön yhdistyksen syyskokouksessa Salossa 8.11.2014

SUOMI-ROMANIA-SEURA RY

KUNNIAPUHEENJOHTAJA: Lauri Lindgren

KUNNIAJÄSENET: Maija-Liisa Pitkä ja Tuulikki Sulander